Het is inmiddels precies tien jaar geleden dat topchef Ron Blaauw zijn twee Michelinsterren inleverde. De bureaucratie werd hem te veel. Hij zei: ‘Ik kap met die poeha.’ José Komin, mede-eigenaar van IJskoud, begrijpt dat wel: ‘Wij waren het eerste koeltechnische bedrijf in Nederland dat VCA-gecertificeerd was. Zo’n certificaat behalen is één ding, het behouden is een tweede. Daar komt me toch een papierwinkel bij kijken, dat is om gek van te worden. Soms denk ik echt dat dit land ten onder gaat aan bureaucratie.’ In deze blog vertellen José en Rob de Boer, magazijnman bij IJskoud, waarom ze toch weer blij zijn dat ze hun certificaten mogen behouden.
Gedrag alleen is niet genoeg
José: ‘Begin februari hadden we drie dagen lang Ad over de vloer. Ad was namens de certificerende instantie Dekra bij ons om te toetsen of wij werken volgens de internationale normen ISO 9001 en VCA. ISO 9001 betekent dat we onze kwaliteitsmanagementprocessen blijven optimaliseren en VCA is dé norm voor veilig werken en risicobeheersing. Natuurlijk vinden wij kwaliteit en veiligheid belangrijk. Toch voelt zo’n audit altijd dubbel. Drie dagen lang staat alles in het teken van aantonen van dingen die wij doodnormaal vinden. Natuurlijk werken wij veilig en volgen we alle kwaliteitsstandaarden. Helaas is gedrag alleen niet genoeg, je moet alles vastleggen. Gelukkig hebben wij Rob, hij is onze magazijnman extraordinaire. Hij is niet alleen wandelende encyclopedie als het op koeltechniek aankomt, hij weet ook alles van gereedschappen en keuren.’
Schoenmaker hou je bij je leest
Rob: ‘Ik loop inmiddels 35 jaar bij dit mooie bedrijf rond. Ik ben magazijnbeheerder, facilitair medewerker, ik coördineer en ben verantwoordelijk voor het beheren en keuren van onze gereedschappen. De kalibratie en keuring voor de BRL 100-normering, daaronder vallen een vijftal gereedschappen die in de koeltechniek worden gebruikt, doen we zelf, net als de NEN 3111. Maar als het gaat om bijvoorbeeld brandblussers, ladders en stikstofflessen, daar huren we een externe auditeur voor in. Schoenmaker hou je bij je leest, zeg ik dan.’
Schipperen
‘Die audits zijn nodig, maar het is ook best lastig’, vervolgt Rob. ‘Het is schipperen: we willen natuurlijk vooral onze klanten helpen. Dat is al hectisch, en dan moeten onze mensen ook nog eens hun gereedschap inleveren voor de keuring. Soms kunnen ze ze echt niet missen en stellen ze het uit. Dan heeft de een wel z’n spullen ingeleverd en de ander niet. Ik loop rond met m’n checklistjes en probeer als een soort politieagent alles bij te houden, zodat alles in orde is voor de keurmeesters langskomen. Kortom, een heel gepuzzel om te zorgen dat de zaken zo min mogelijk hinder ondervinden van de audits. Dan ben ik toch best weer trots als we de audit met een positief resultaat afsluiten.’
Bureaucratie
Jose: ‘Het brengt stapels papierwerk met zich mee. Zijn alle formulieren goed ingevuld? Zijn alle gereedschappen voorzien van de juiste stickers? Dan zit je nog met de houdbaarheidsdatum van dingen als een helm of een verbanddoos. Dat voelt heel tegenstrijdig, om een puntgave helm of een nooit gebruikte verbanddoos weg te gooien omdat de vijf jaar voorbij zijn. Ad gaf ons de waardevolle tip om verbanddozen die over de datum zijn in te leveren bij EHBO-opleidingen, zodat ze ermee kunnen oefenen. Dat doen we nu, om verspilling tegen te gaan. Dat is dan weer een positieve ontwikkeling, maar soms vraag ik me echt af of dit land niet ten onder gaat aan die bureaucratie. Ik stelde laatst aan mijn team voor om al die certificaten maar in te leveren, Net zoals sommige sterrenkoks dat doen omdat de bureaucratie zo belastend is. Natuurlijk is dat niet hoe de wereld werkt. ISO 9001 is een managementkwaliteitsnorm die helpt om continu onze kwaliteit te verbeteren. Sommige klanten eisen dat we ISO 9001-genormeerd zijn, en ook voor ons is dat inmiddels vanzelfsprekend. En werken volgens de VCA-normering, dat zit gewoon in ons DNA. Wij waren nota bene het eerste koeltechnische bedrijf in Nederland dat VCA-gecertificeerd was!’
Met vlag en wimpel geslaagd voor VCA en ISO 9001
‘Hoe dan ook, we kunnen weer een jaar vooruit. We zijn met vlag en wimpel geslaagd!’, besluit José. ‘Dank aan ons geweldige team en klanten voor jullie inzet en geduld. Nobody is perfect but a team can be!’
