Groot warehouse moet in 3,5 maanden farma ready worden gemaakt
Hoe maak je een warehouse van 12.000m2 dat niet specifiek met dat doel gebouwd is, toch geschikt om producten onder farmaceutische omstandigheden op te slaan? En hoe zorg je ook nog eens dat dit binnen 3,5 maanden lukt, inclusief certificering onder de Good Distribution Practice norm? Voor die uitdaging kwam IJskoud te staan. Het Amsterdamse VCK Logistics wilde een warehouse op Schiphol-Rijk onder grote tijdsdruk klaar maken om als logistieke uitvalsbasis te dienen voor een nieuwe farmaceutische klant die snel een nieuwe locatie nodig had. Het werd een race tegen de klok.
VCK Logistics is een internationale logistieke dienstverlener gespecialiseerd in value added logistics. Otto Spaan is er commercieel directeur. Hij vertelt: “We mochten meedoen in een aanbesteding voor hulporganisatie Artsen Zonder Grenzen, terwijl we zelf nog geen GDP gecertificeerd warehouse hadden. Farma logistiek was voor ons geen nieuwe tak van sport, wel de specifieke warehousing voor dit soort producten. We kwamen in contact met Henk Komin van IJskoud en samen hebben we gepitcht hoe we deze uitdaging toch binnen de strakke tijdslijnen zouden kunnen verwezenlijken. Begin januari hoorden we dat we de aanbesteding gewonnen hadden. Geweldig nieuws, maar dat betekende wel dat we heel hard aan de bak moesten. Een compleet lege loods van 12.000 m2 moest 3,5 maanden later al volledig ingericht zijn voor strenge farmaceutische toepassingen, inclusief certificering door de Inspectie voor de Volksgezondheid.”
Zeer strakke kaders
Om aan de eisen te voldoen moest de omgevingstemperatuur binnen het hele gebouw op ieder moment tussen 15 en 25°C liggen, dus in de zomer en de winter, zowel op de grond als net onder het dak. Daarnaast was er binnen de loods een grote koelcel nodig van 12 x 30 meter, 10 meter hoog. Daarbinnen moest de temperatuur op ieder moment tussen 2 en 8°C zitten. Ook hier wordt geen afwijking toegestaan.
Henk Komin, technisch directeur van IJskoud, vertelt: “Zo’n proces als dit vereist dat je eerst de techniek voor elkaar krijgt. Dat betekent heel veel rekenen. Wat werkt? Wat is het meest efficiënt? En wat is het voordeligst, ook energetisch?”
Redundantie
Om de omgevingstemperatuur op peil te houden kozen VCK Logistics en IJskoud voor plaatsing van een serie warmtepompen met luchtverdeelslangen. Deze zijn gebouwd op energie-efficiency, waardoor VCK Logistics met hulp van IJskoud een Energie Investerings Aftrek subsidie heeft kunnen krijgen. Omdat ook bij een eventuele storing de temperatuur op peil moet blijven werd redundantie ingebouwd. Bij de koelcel was dat 100%, ofwel alles werd dubbel uitgevoerd. De ene week draait installatie A, de andere installatie B, zodat er altijd duidelijk is dat de back-up werkt.
Henk Komin: “Toen we de hele installatie uitgedacht hadden, zijn we gaan bouwen. Dat werd nog eens extra bemoeilijkt door Covid-19. Gelukkig had de opdrachtgever voor zaken als beveiliging, elektra, etc. kleine, wendbare partijen als wij geselecteerd. Door goed en intensief met elkaar samen te werken hebben we uiteindelijk in april alle installaties operationeel kunnen opleveren.”
Succesvolle validatie
Maar met die oplevering was de race nog niet gelopen. Otto Spaan legt uit: “Toen technisch alles klaar was, volgde het validatieproces. Je moet aantonen dat je alles succesvol getest hebt. Een inspecteur checkt al je logboeken en verslagen. Dat is een flinke en spannende klus, waarbij de inspecteur diepgaande vragen stelt over je installaties en de ingebouwde beveiligingen. Op die vragen moet je een kraakhelder en sluitend antwoord hebben.” Henk Komin vult aan: “We hadden vooraf een temperatuurmapping uitvoerd in het hele warehouse. Door overal sensoren op te hangen en die een week lang uit te meten weet je wat de hot en cold spots zijn. Daar stellen we de alarmen op in. Als IJskoud beheren wij de installatie van VCK Logistics volledig op afstand via ons FreezerData systeem. De klant heeft er dus helemaal geen omkijken naar, wij zorgen 24/7/365 dat alles klopt, werkt en aan alle eisen voldoet. Cooling as a Service noemen we dat.”
De validering verliep probleemloos, de certificering werd verleend en sinds begin mei is het warehouse volledig operationeel. Een resultaat waar zowel Komin als Spaan trots op zijn. Die laatste vertelt: “We hebben af en toe echt wel getwijfeld of we het allemaal gingen redden. Maar Henk en zijn team hebben ons steeds gerustgesteld. Als we ergens tegenaan liepen losten ze het op. Ze waren proactief en doelgericht. Ze hebben zich bewezen als een betrouwbare en kundige partner en het resultaat mag er dan ook zijn. Met dit hightech warehouse zetten wij als VCK Logistics weer een nieuwe stap in de verdere ontwikkeling van onze dienstverlening en we kijken ernaar uit om nog vele andere farmaceutische klanten te bedienen.”
